Medidas que deben adoptarse para la correcta aplicación del Programa Compliance por Mariana Justo

I. INTRODUCCIÓN:

En el presente artículo se realizará un breve análisis del marco del Programa de Compliance, así como su utilidad y correcta aplicación dentro de la organización; con el fin de adecuar correctamente el Programa de Compliance. Para ello, resulta indispensable tener en claro el marco de aplicación del mismo consistente en: Planes de Prevención de Delitos o programas de “Corporate Compliance” como instrumento para la prevención y reducción del riesgo de comisión de delitos y para la exoneración de responsabilidad penal.

II. PLAN DE PREVENCIÓN “CORPORATE COMPLIANCE”

Un adecuado plan de prevención “Corporate Compliance” debe estar conformado por: la redacción del plan y adecuación a su empresa, por ello, debemos señalar los beneficios más relevantes de implementar un programa de Compliance en la organización:

1. Marco Legal:

Asegurar el cumplimiento de la normativa vigente, solventar con éxito y rapidez las inspecciones y más que ahorrarse las multas, evitar condenas con repercusiones más graves.

2. Ahorro:

La eficacia de nuestros métodos ahorra también a su cliente horas y dinero en comparación con otros proveedores.

3. Seguridad:

El tener un plan realizado por DAS Compliance significa estar cubierto ante la ley y al mismo tiempo, la prevención de la comisión de los mimos, así como multas y condenas penales en el futuro.

Cabe señalar que cada empresa es distinta y requiere un Plan de Prevención Penal y un Compliance distinto en función de su número de empleados, la actividad de su sector, la estructura de su organización, su facturación, sus características propias y su tamaño.

III. ANÁLISIS DE RIESGOS Y RÉGIMEN SANCIONADOR

El análisis del riesgo es posible realizarlo por departamentos, atendiendo primero la aproximación a los riesgos que son propios de la actividad. La función de Compliance que depende de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento y reporta a ella a través del Compliance Officer de la Compañía, es responsable de velar por el cumplimiento de los compromisos establecidos en esta Política, desarrollar el Modelo de Compliance y supervisar la validez de los controles, con especial enfoque en el compliance penal. Por ejemplo, existen medidas a adoptar como amonestaciones/advertencias, traslado, despido procedente, reducciones del salario y/o pago de indemnizaciones.

IV. COMPLIANCE OFFICER

Se debe nombrar un Compliance Officer (CO), el mismo que se encargará de llevar un control y será el responsable directo sobre el nivel de cumplimiento de la organización, que incluye la revisión de procesos, políticas, sistemas y controles en toda su operación.

El CO tiene que verificar la adecuación y corrección del mapa de riesgos. Es decir, tendrá que determinar si la descripción de riesgos que ha servido de base al modelo de prevención diseñado es fruto de la correcta valoración de los mismos.

Como requisito previo fundamental para obtener esa función inicial, se deberá realizar un trabajo previo de capacitación con el personal sobre la importancia del Plan, la necesidad del mismo y de la repercusión que para la compañía pudiera tener el incumplimiento del modelo. Para este fin se debe tener en cuenta los siguientes elementos:

a. Identificar los posibles riesgos de comisión de delitos en la organización;

b. integrar las obligaciones contenidas en el Sistema de Gestión para la Prevención de Delitos, con las políticas procedimientos y procesos ya existentes; proporcionar apoyo formativo e informativo a toda la plantilla de forma regular;

c. identificar, evaluar y controlar los riegos de comisión de delitos en la organización de empleados;

d. identificar, controlar y evaluar los riesgos de comisión de delitos en la organización de terceras partes tales como proveedores, agentes, contratistas, distribuidores, etc.; asegurar el acceso a un asesoramiento profesional y adecuado para el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema; asegurar la revisión y auditoría regulares del sistema; gestión del Canal Ético;

e. Gestión de las posibles denuncias;

f. Asegurar la independencia y la ausencia de conflicto de intereses.

El marco jurídico peruano ha establecido que todo Programa de Cumplimiento debe contar, mínimamente, con cuatro elementos:

1. Designación de un oficial de cumplimiento. Identificación y gestión de riesgos.

2. Implementación de un sistema de investigación de denuncias.

3. Capacitación periódica del programa a los miembros de la empresa.

4. Evaluación y monitoreo continuo respecto del desenvolvimiento del programa.

V. Auditoría de diagnóstico en cumplimiento

La auditoría de diagnóstico de cumplimiento busca identificar cuáles son las brechas existentes en las empresas tanto de cara a la ley peruana sobre responsabilidad administrativa de la persona jurídica y aquella normativa especial de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP en materia de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, cuando corresponda. Una vez implementado el sistema, debemos acompañar a nuestros clientes en el proceso de certificación, a fin de que se encuentren en posibilidad de responder a los requerimientos de los auditores hasta la obtención del certificado.

VI. Debida Diligencia

Actualmente, el mayor riesgo que preocupa a las empresas está en su relación con terceros o cualquier tipo de socio de negocios. Una correcta asesoría en materia corporativa debe permite entender las contingencias económicas y reputacionales de dicho relacionamiento e identificar los factores concretos que pueden repercutir en nuestros clientes a partir de dicha relación. La debida diligencia debe consistir en consiste en la identificación y evaluación de la información existente en entidades del Estado en materia de corrupción, lavado de activos y financiamiento del terrorismo y, junto con revisiones en listas de sanciones internacionales, proporcionamos a nuestros clientes información real y actual sobre los terceros con los que se vinculan las potenciales contingencias derivadas de dicho relacionamiento, así como las medidas de prevención sugeridas para reducir los riesgos de contagio.

VII. Capacitación

Ante la necesidad de impartir y formar a los colaboradores de nuestros clientes acerca de los riesgos de comisión de delitos que enfrentan tanto en el ámbito interno como externo. Con esa óptica, nuestro servicio de capacitaciones, ya sea en materia penal como en torno al funcionamiento y los componentes de los sistemas implementados, busca que los colaboradores de la organización a todo nivel conozcan cómo es que los riesgos de comisión de delitos se presentan en cada una de sus actividades y cómo esos riesgos repercuten tanto en la organización como en sus directivos.

VIII. Implementación de canal de denuncias

Se deben evaluar las investigaciones generadas al interior de las empresas ante la sospecha de irregularidades que alertan a la organización recogidos del canal de denuncias. En cualquier caso, toda denuncia requiere una respuesta, de conformidad con lo dispuesto por la normativa local e internacional.

Asimismo, son responsabilidades de la alta dirección: (i) Asegurar que el sistema de gestión antisoborno se establece, mantiene y revisa para abordar adecuadamente los riesgos de soborno de la entidad; (ii) Asegurar la integración de los requisitos del sistema de gestión antisoborno en los procesos de la entidad comunicar interna y externamente lo relacionado con la política antisoborno y (iii) Asegurar que ningún trabajador sufrirá represalias, discriminación o medidas disciplinarias, por informes o denuncias basadas en sospechas graves de violación a la política antes mencionada.

Bibliografía:

- Sáiz, P. & Armentilla, M. (2010). Compliance: Cómo gestionar los riesgos normativos en la empresa. Navarra: Thomson Reuters-Aranzadi.

- El Peruano. Decreto de Supremo N° 002-2019-JUS. Reglamento de la Ley 30424, Ley que regula la Responsabilidad Administrativa de las Personas